A partir del 15 de gener del 2015, les empreses que hagin d’emetre factures a les administracions públiques han de presentar-les en format electrònic a través del punt general d’entrada de factures electròniques que correspongui a l’administració receptora de la factura. Per exemple,
el servei e.FACT del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (AOC) és el Punt General d’Entrada de Factures Electròniques del sector públic de Catalunya, el qual ha publicat
una guia i altres informacions sobre l’emissió d’aquest tipus de factures.
Els punts generals d’entrada de factures electròniques són serveis informàtics on, de forma automatitzada o per mitjans manuals, els emissors de factures poden enviar-les o dipositar-les. Totes les factures electròniques presentades a través d’aquests punts han de generar una entrada automàtica en un registre electrònic de l’administració pública, que proporciona al proveïdor un justificant de recepció electrònic en què consten la data i l’hora de presentació a efectes de la meritació d'interessos en cas de retards en el pagament.
Aquest sistema, amb què l’empresa pot consultar l’estat de la factura, s'activa a partir de l’entrada en vigor de la
Llei 25/2013 d’impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic, que el Govern espanyol ha resumit en
un document de preguntes freqüents i que té dos objectius principals:
- reduir la morositat de les administracions públiques i, per tant, abonar a temps les factures a les empreses proveïdores.
- millorar el control de la despesa pública i del dèficit per tal de generar més confiança en els comptes públics.
D’acord amb la Llei 25/2013, les factures electròniques han de presentar-se en format XML segons
el model Facturae,
versions 3.2 o 3.2.1, publicat per l’Administració General de l’Estat; i les factures presentades segons aquest model s’han de firmar amb un certificat digital reconegut.
Una de les dificultats amb què s’estan trobant les empreses és que alguns programaris de facturació no poden generar el format exigit. En aquest àmbit, l’AOC ha recollit
solucions gratuïtes i altres serveis avançats per crear factures electròniques sense haver d’adquirir un programari.
D’altra banda, de cara a aquelles petites empreses que a partir del 15 de gener no estiguin preparades per emetre el format electrònic, les administracions públiques poden excloure reglamentàriament d’aquesta obligació les factures amb un import de fins a 5.000 euros. I, tot i així, els proveïdors també poden fer valer el seu dret a enviar les factures en format electrònic.